ICU Portalがリニューアル？？ ITセンターに突撃インタビュー！
先日、ICU Portal（以下Portal）上で、新しいPortalの公開日（2018年1月22日の午後12時）が発表された。そこで、本紙はPortalのリニューアルに至った経緯と、その具体的な変更点について、ITセンターの加藤隆典さんにインタビューを行った。（※内容は再構成済み）
――まず、Portalをリニューアルするに至った経緯について教えてください。
今のPortalは2012年に導入したもので、導入から5年以上経った今では学内からの不満の声が管理メンバーのもとに届いていました。ただ、学内で情報共有の基盤としてPortalを使っているので、なかなか手を加えづらかったのですが、2016年の5月、6月くらいに本格的にリニューアルのプロジェクトが立ち上がって、今回リニューアルするに至った流れになります。
――プロジェクトにはどういったメンバーが参加したのですか。
まず、最初の内部のプロジェクトの時点では、各部署の部長職の方とITセンターのスタッフなどで、Portalのリニューアルができるのかといったことを話し合いました。その次に、学内の正式なプロジェクトになり、外部のウェブサイトの専門家の方にも参画頂きました。専門家の方に今のPortalを見ていただいて、現在のウェブサイトのトレンドや今のPortalの使いづらい点などに関するご意見をいただいて、正式に新しいPortalの内容をまとめていきました。
――プロジェクトに学生は参加しなかったのでしょうか。
外部の業者の方に発注する前の段階で、何名かの学生に参加してもらって、使いづらい点や新しいPortalに望む機能に関して、意見をいただいてます。そのうえで、業者の方にサンプルサイトを作っていただいて、それをまた学生の何名かに見てもらっています。
――プロジェクトに参加した学生はどのように選ばれたのですか。
ランダムに選んだというわけではなく、IBSのメンバーなど、職員が声を聞きとりやすい学生に声をかけさせていただきました。
――学生からはどのような不満の声があがっていたのでしょうか。
具体的には、スマートフォンをよく使う学生の方から、PortalはPCからの閲覧に最適化されているので、「スマートフォンからだとサイトが見づらい」という声や「検索機能が貧弱なので、過去のお知らせを後から見ようと思って調べても見つからない」といった声が届いていました。
また、今のPortalを導入した時期には、まだ学内でファイルなどの情報を共有する場所がなく、共有やメッセージなど当時求められていた機能をPortalに実装いたしました。その結果、Portalがごちゃごちゃしてしまい、逆に使いづらくなってしまっていた感があります。導入した直後はPortalが共有のために使われていましたが、その後、Googleのシステムを導入したので、両方で情報共有が行われるようになり、情報が散乱してしまっている、メッセージ機能とメール機能は何が違うのかといった不満の声もあがっていました。
――現在のPortalからの変更点を教えてください。
変更点としては、まず先ほど話したメッセージ機能を削らせていただきました。また、ファイル共有に関しても、現在Googleのサービスを使っている方が多いので、新しいPortalからは消させていただきました。要するに、たくさんあった機能の中から、必要な部分だけを抽出しました。新しいPortalの方では「まずお知らせを見やすくする」ということをリニューアルの骨子にしました。今までのPortalだと、新しいお知らせが掲載されても、学生がそれを見に行かないと情報を取得できませんでした。しかし、新しいPortalの方では、お知らせが履修のお知らせ、就職のお知らせ、アルバイトのお知らせといった形でカテゴリーごとに分けられています。例えば、アルバイトに興味がある人は、アルバイトのお知らせにチェックを入れることで、大学のメールアドレスに直接メールでお知らせの本文が届くようにすることができます。そうすることで、アルバイトのお知らせは、Portalに行かなくても、メールで受け取れるようになります。
また、スマートフォンからもサイトの閲覧をしやすくすることを目指したので、スマートフォンでログインすると、スマートフォンに最適化したメニュー表示やコンテンツ表示の形になっている点も大きな変更点です。
――リニューアルには、どのくらいの費用がかかったのでしょうか。
具体的な費用に関してはお話しできないのですが、外部の方に入っていただいたコンサルティングの料金とサイトを構築する料金の2つを合算しても、今のPortalに比べるとかなり費用を圧縮しました。大学の財政状況もあるので、余計な機能を落とすことで、なるべくコンパクトな形でPortalを作っていただきました。
――リニューアルに際して、学生に伝えたいことはありますか。
今のPortalに関して、大学側としては「定期的にPortalをチェックして欲しい」という要求がある一方で、学生側からすると「Portalが見づらい」というところがあると思いますが、必要に応じてメールでも情報が得られますので、そのギャップを解消したつもりです。ただ、アルバイトのところだけをチェックしていては、アルバイトの情報しか得られません。別のカテゴリーで重要な情報が来ている可能性もあるので、Portalの見やすさも改善されているので定期的に見に来ていただきたいです。またスケジュールについて、今のPortalは3月末まで使えるという案内を出していたのですが、今のPortalを運営している業者の方との関係で、アクセス停止期限が3月の中旬くらいに早まってしまったので、気をつけていただきたいと思います。新しいPortalには、1月22日の12時以降からアクセスできるようになります。
それと、実際に新しいPortalを使っていくうちに、余計な機能の削減や新しい機能の追加など要望が出てくると思いますので、リリース後から1年ぐらいは試行期間ということにしております。一旦リリースしたらもう変更しないということではないので、ご連絡いただければ検討したうえで要望にも対応していきたいと思います。問い合わせ先もPortalに掲載しておくので、そちらにご意見いただければと思います。
――ありがとうございました。